Currículo de secretária executiva: escreva como assistente

O currículo de secretária executiva que diz “organização de agenda e atendimento telefônico” descreve o cargo de 15 anos atrás, e é por ele que a triagem julga a candidatura de hoje. As multinacionais trocaram o nome da função para assistente executiva e mudaram o que ela é: decisão sobre agenda, viagens, eventos e despesas de quem está no topo. A resposta prática é reescrever a experiência com o vocabulário e as medidas dessa função, que você provavelmente já exerce sem chamar pelo nome.

O cargo mudou de nome e a triagem procura o nome novo

Uma vaga de assistente executiva bilíngue em uma multinacional aparece como Executive Assistant, assistente de diretoria ou assistente executiva, e o filtro busca essas palavras no cargo e na descrição. Um currículo que diz só “Secretária” pode até ser lido por uma pessoa, mas perde para o que usa o termo da vaga em uma busca automática por palavra.

Se você apoia a diretoria, o cargo no currículo pode ser o que aparece na sua carteira, e a descrição abaixo dele o que diz o que você faz de verdade. Escreva “Secretária de diretoria (atuação como assistente executiva do Diretor Industrial)” e o filtro encontra as duas palavras. Quem chega a esse cargo vindo de outro apoio administrativo encontra o mesmo raciocínio em currículo de assistente administrativo, mas a régua da assistente executiva é mais alta.

Um currículo de assistente executiva descreve gestão complexa, não tarefas de escritório

A diferença entre a secretária e a assistente executiva é o poder de decisão. Agenda de executivo não é marcar horário: é resolver conflito entre uma reunião de board e uma visita à fábrica, com fuso horário de três países. Escreva a função que você executa, com o nome que ela tem na vaga.

• Gestão de agenda complexa: priorização entre compromissos que competem, com fusos horários e deslocamentos. É o que a vaga chama de gestão de agenda, não organização de agenda.
• Viagens nacionais e internacionais: emissão de passagens, hotel, vistos e roteiros, dentro da política de viagem da empresa e do orçamento.
• Organização de eventos e reuniões de board:logística, pauta, materiais e ata. Reunião de conselho tem uma exigência de sigilo e de formalidade que uma reunião comum não tem.
• Controle de despesas e reembolso: prestação de contas do executivo e da diretoria, em sistemas de despesas como o SAP Concur ou em planilha, se é isso que a empresa usa.
• Atas e follow-up de pendências: registrar o que foi decidido e cobrar o responsável até o prazo. É a parte do trabalho que faz o executivo depender de você.
• Confidencialidade: acesso a informações estratégicas, como fusões, demissões e balanços antes da divulgação. Descreva o tipo de informação, sem detalhar o conteúdo.

Números provam o tamanho da função: executivos, eventos, viagens e fusos

Duas assistentes com o mesmo cargo têm trabalhos diferentes: uma apoia um diretor em uma sala ao lado, a outra apoia três executivos em países distintos. Só o número diz qual é a sua. Conte o que você gerencia, e o recrutador entende de imediato a escala.

Antes: Organização de agenda e atendimento telefônico da diretoria.

Depois: Assistente executiva de 2 diretores (Industrial e Financeiro): gestão de agenda com reuniões em 3 fusos horários, cerca de 40 viagens por ano (nacionais e para a matriz na Alemanha), organização de 6 reuniões de board por ano com pauta, materiais e ata, e controle da prestação de contas mensal da diretoria.

A segunda versão é um exemplo inventado, mas mostra a lógica: cada atribuição ganha uma quantidade. Se você não tem o dado exato, use uma faixa honesta, como “entre 30 e 40 viagens por ano”. O método de transformar tarefa em resultado com número está em como descrever experiência com resultados e números.

Vaga bilíngue exige mostrar onde o inglês foi usado, não apenas o nível

“Inglês fluente” na seção de idiomas não convence quem contrata para uma vaga bilíngue, e o filtro só registra a palavra inglês. O que convence é o uso: e-mails com a matriz, reuniões por videoconferência, tradução de ata, recepção de visitantes estrangeiros. Coloque isso dentro da experiência, e deixe a seção de idiomas com o nível e o certificado.

Como escrever o nível sem exagerar e sem cair em rótulos vagos está em idiomas no currículo: nível de inglês. Se a vaga é em inglês, escreva o resumo profissional também em inglês: é a primeira coisa que a pessoa da empresa lê.

Ferramentas e registro entram no cabeçalho e na lista de habilidades

Assistente executiva trabalha em Outlook ou Google Workspace, Teams, Zoom, planilhas e sistemas de viagem e despesas, e cada um deve estar escrito por extenso, no lugar das palavras “pacote Office”. Coloque o que você domina, com o uso: “Outlook: gestão de agendas compartilhadas de 2 diretores” diz mais do que a lista solta.

Sobre o registro, a Lei 7.377/1985 regulamenta a profissão de secretário e prevê registro no Ministério do Trabalho. Poucas vagas de assistente executiva o cobram. Se você tem o registro ou a formação em Secretariado Executivo, cite na formação e no cabeçalho, porque ajuda em empresas mais tradicionais, sem que isso seja um critério de triagem na maioria dos casos. Para a porta de entrada da área, vale ver também currículo de recepcionista, de onde muitas assistentes começaram.

Reescrever a função com o nome atual é o que leva doze anos de experiência à entrevista

O que decide a candidatura de uma assistente executiva é a experiência escrita com o nome de hoje, com o tamanho medido em executivos, viagens, eventos e fusos. Continuar mandando “agenda e telefone” para a próxima multinacional tende a repetir o silêncio das últimas, mesmo com doze anos de casa. Cole o texto da vaga e o seu currículo na análise gratuita do AjustaCV: ela faz a mesma leitura que um ATS faria, com a vaga colada, e mostra quais termos ainda faltam. A otimização completa custa R$ 7,80 via PIX em /checkout, e cada vaga nova entra por R$ 3,40 depois disso.

Perguntas frequentes